Regulamin zgłoszeń

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Raszyn

 

Postanowienia ogólne

§ 1 

W wykonaniu obowiązków przewidzianych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) ustala się niniejszą procedurą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.  Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikacji, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych. 

§ 2 

Wewnętrzna Procedura Dokonywania Zgłoszeń została uzgodniona z przedstawicielami osób świadczących pracę w Urzędzie Gminy Raszyn.

Słownik pojęć

§ 3

Przez użyte – w wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej wewnętrzną procedurą – określenia rozumie się: 

1) działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście; 

2) działanie następcze – działanie podjęte przez upoważnionego pracownika Urzędu Gminy Raszyn w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury; 

3) informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Urzędzie Gminy Raszyn, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa; 

4) informacje zwrotne – informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań przekazane sygnaliście; 

5) kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w Urzędzie, lub pełnienia służby, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych; 

6) naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa; 

7) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznemu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona; 

8) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana; 

9) osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych,  

w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku 

przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu; 

10) ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;  

11) zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie ustne lub pisemne Wójtowi informacji o naruszeniu prawa; 

12) zgłoszenie zewnętrzne - przekazanie ustne lub pisemne Rzecznikowi Prawo Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.  

§ 4 

 Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym: 

1) pracownik; 

2) pracownik tymczasowy; 

3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 

4) przedsiębiorca; 

5) prokurent; 

6) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 

7) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 

8) stażysta;  

9) praktykant; 

10) wolontariusz;  

 

Przedmiot zgłoszenia 

§ 5 

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie dziedzin:  

1)    korupcji; 

2) zamówień publicznych; 

3) usług, produktów i rynków finansowych; 

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 

6) bezpieczeństwa transportu; 

7) ochrony środowiska; 

8) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 

9) zdrowia publicznego; 

10) ochrony prywatności i danych osobowych; 

11) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 

12) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 

13) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 

14) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-13. 

 

Role i odpowiedzialności 

§ 6 

1. Za zapewnienie wdrożenia wewnętrznej procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Wójt. 

2. Wójt nadaje w formie pisemnej imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności w ramach wewnętrznej procedury oraz odbiera od nich zobowiązania do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. 

3. Pracownicy uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani są do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy. 

4. Za wykonywanie zadań wynikających z wewnętrznej procedury odpowiada: 

1) Wójt, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez: 

a) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,  

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom, zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, 

c) ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników Urzędu w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom; 

2) I Zastępca Wójta sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez: 

a) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników, 

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom, 

c) zgłaszanie naruszeń właściwym organom; 

3) ponadto, osoba wskazana w ust.2 powyżej, posiadająca stosowne upoważnienie zostaje wskazana do wykonywania obowiązków wynikających z wewnętrznej procedury, w szczególności poprzez: 

a) przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, 

b) prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, 

c) podejmowanie działań następczych, 

d) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty, 

e) zapewnienie poufności sygnaliście, osobie związanej z sygnalistą, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu, 

f) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych działań następczych, 

g) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników Urzędu zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń nieprawidłowości oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności, 

h) wnioskowanie do Wójta o nadanie upoważnień, o których mowa w ust. 2, 

i) odbiór oświadczeń o zapoznaniu się pracowników z niniejszą procedurą; 

4) kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Raszyn współpracują z pracownikiem wskazanym w pkt. 3 w zakresie: 

a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników, 

b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu wewnętrznym na podstawie pisemnego upoważnienia, 

c) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości; 

5) pracownicy Urzędu Gminy Raszyn, w szczególności: 

a) przestrzegają przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań, 

b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach, 

c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości, 

d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości, 

e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom. 

5. Pracownicy, o których mowa w ust. 3 pkt 1-4 angażują się w promowanie wśród pracowników Urzędu postrzegania działań w zakresie zgłaszania nieprawidłowości jako postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

 

Kanały zgłoszeń 

§ 7 

1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie. 

2. Zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane: 

1) za pośrednictwem kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy dokonanej przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3. Sygnalista może dokonać sprawdzenia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy poprzez jej podpisanie, 

2) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej i dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny przebieg tej rozmowy, sporządzonego przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3. Sygnalista może dokonać sprawdzenia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie; 

3) na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania ww. wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie: 

a) nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub  

b) protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie. 

3. Zgłoszenie wewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. 

4. Zgłoszenia wewnętrzne, o których mowa w ust. 3 mogą być zgłaszane poprzez dedykowane, poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Urzędzie, w szczególności: 

1) za pomocą systemu poprzez stronę https://raszyn.sygnalizuj.pl

2) w formie listownej na adres: 05-090 Raszyn, ul. Szkolna 2a z dopiskiem na kopercie np. „zgłoszenie nieprawidłowości”, „stanowisko, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3 (I zastępcy wójta) – do rąk własnych”,  

3) poprzez wrzucenie pisma do skrzynki na listy zamieszczonej na parterze Urzędu Gminy przy drzwiach w pokoju nr 15 Skrzynka opróżniana jest codziennie w godzinach pracy urzędu.

Z czynności opróżnienia skrzynki sporządzany jest protokół. 

 § 8 

1. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności: 

1) dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu, 

2) datę i miejsce sporządzenia; 

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy; 

4) opis nieprawidłowości oraz ich daty. 

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków. 

3. Wzór zgłoszenia wewnętrznego, stanowi załącznik do karty informacyjnej (załączniki nr 1a)  zamieszczonej w pod Zarządzeniem Wójta Gminy Raszyn nr 169/2024 z dnia 25.09.2024r. Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik (nr 1b) do procedury. 

 

Tryb postępowania ze zgłoszeniami 

§ 9 

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 5 rejestrowane są przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załączniku nr 2 do procedury. 

2. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego zawierającego dane sygnalisty, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 pracownik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego. 

3. Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3 dokonuje weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych. 

4. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3 pracownik zgłasza do Wójta konieczność wyłączenia go z realizacji zadań wynikających z wewnętrznej procedury. 

Wójt upoważnia inną osobę w Urzędzie do realizacji zadań wynikających z wewnętrznej procedury. Postanowienia wewnętrznej procedury stosuje się odpowiednio. 

5. Pracownik, o którym mowa § 4 ust. 4 pkt 3 ma obowiązek podjęcia działań następczych bez zbędnej zwłoki. 

6. Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3 przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 2 – trzech miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do korespondencji. 

 

Ochrona danych osobowych 

§ 10 

1. Pracownik, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3 po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania następczego. 

2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane,                    a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. 

3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem ust.5. 

5. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych w ust. 3. 

§ 11 

 Obsługa zgłoszeń wewnętrznych przeprowadzana jest na zasadach określonych w wewnętrznej procedurze, z uwzględnieniem w szczególności następujących regulacji wewnętrznych: 

1) regulaminu organizacyjnego, 

2) regulaminu pracy, 

3) procedury antymobingowej, 

4) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji/Polityki Bezpieczeństwa Informacji

6) procedury antykorupcyjnej. 

§ 12 

Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia. 

 

Ochrona sygnalisty 

§ 13 

1. Sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość danych) i w zakresie działań odwetowych od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. 

2. Warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.   

3. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń. 

§ 14 

1. Sygnaliście Wójt zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników. 

Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 Wójt w szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie prowadzenia działań następczych, jak i po ich zakończeniu, z zastrzeżeniem §14 ust.1;

2) doprowadza do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty;

3) zobowiązuje upoważnioną osobę kierującą komórką kadrową do monitorowania sytuacji kadrowej sygnalisty. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych sygnalisty dotyczących zmiany jego sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy, w szczególności:

a) rozwiązania umowy o pracę,

b) zmiany zakresu czynności,

c) przeniesienia do innej komórki organizacyjnej lub inne stanowisko pracy,

d) degradacja stanowiskowa, płacowa, uniemożliwianie podnoszenia kompetencji, nieuzasadnione pomniejszenie dodatkowego wynagrodzenia w formie dodatku, nagrody, premii;

e) zmiana warunków świadczenia pracy (np.: nieuzasadnione zmniejszenie wynagrodzenia, wymiaru etatu, godzin pracy, odmowa udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego itp.). w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoba kierująca komórką kadrową zobowiązana jest do podjęcia działań uniemożliwiających pogorszenie sytuacji faktycznej i prawnej sygnalisty;

4) zobowiązuje upoważnionych pracowników współpracujących ze zleceniobiorcami do powstrzymania się wobec nich od podejmowania działań odwetowych.

3. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:

1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób posiadających pisemne upoważnienie w ramach działań następczych;

2) zapewnienie poufności tożsamości sygnaliście oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu. 

§ 15

Przepisy § 11-12 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§ 16

1. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowoadministracyjnego.

2. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dotyczące przetwarzania, w myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba, że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO. Wzór klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 3.

 

Przepisy końcowe

§ 17

Procedura zostanie uzupełniona o informację dotyczącą zgłoszeń zewnętrznych z chwilą wejścia w życie przepisów;

1) sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, bez potrzeby zgłoszenia wewnętrznego, na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r., o ochronie sygnalistów;

2) informacje w zakresie zgłoszeń zewnętrznych dostępne są w BIP Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organu publicznego.

§ 18

Przepisy powyższej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§ 19

W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024r., o ochronie sygnalistów, kodeksu postępowania administracyjnego oraz Rozporządzenia o ochronie danych osobowych.